Caisse enregistreuse équipée d’une boîte noire dans l’horeca : introduction reportée

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Informations socio-juridiques

Au grand soulagement de l’horeca, l’introduction obligatoire de la caisse enregistreuse équipée d’une boîte noire, qui était normalement prévue pour le 1er juillet 2013, a été reportée au 1er janvier 2014 en raison, entre autres, de l’appel interjeté devant le Conseil d’Etat contre les exigences techniques de cette caisse.

La caisse enregistreuse équipée d’une boîte noire a pour but de mettre un terme à la fraude tant au niveau des recettes que sur le plan des heures de travail. Grâce à ce report, les entreprises disposent de plus de temps de préparation. Il permet également aux autorités publiques et à la fédération sectorielle de pleinement se concentrer sur l’élaboration des mesures de soutien pour l’horeca prévues par le plan horeca (notamment une réduction des charges pour les travailleurs occasionnels et les travailleurs fixes).

Quels employeurs doivent installer une caisse enregistreuse ?

Chaque exploitant horeca doit vérifier s’il doit ou non introduire une caisse enregistreuse. Le législateur stipule que tout exploitant d’un établissement horeca où sont régulièrement consommés des repas, est tenu de délivrer un ticket via un système de caisse enregistreuse.

La règle des 10% détermine la mesure dans laquelle l’exploitant horeca est un fournisseur de repas régulier ou occasionnel. Un établissement horeca fournit régulièrement des repas si les recettes (hors TVA) provenant de la fourniture de repas à consommer sur place, à l’exclusion des boissons qui accompagnent ces repas, s’élèvent au moins à 10% du chiffre d’affaires total (hors TVA) des activités horeca. Les repas légers (petits pains, glaces, …) sont également pris en compte.

La première période de référence court exceptionnellement du 1er juillet 2012 au 30 juin 2013 inclus. Ceci compte tenu du fait que l’enregistrement des exploitants horeca auprès du SPF Finances aura lieu à partir due 1er juillet 2013.

Si un exploitant horeca fournit régulièrement des repas, ce qui implique qu’il est soumis à l’obligation d’utiliser une caisse enregistreuse, toutes les transactions, et donc pas seulement les repas fournis, devront être encodées dans la caisse. Il existe toutefois des règles spécifiques pour, par exemple, les hôtels, les fritures, les forains, …

Les fournisseurs de repas occasionnels, qui doivent délivrer aux clients une souche TVA pour la fourniture de repas à consommer sur place et les boissons qui accompagnent ces repas, ne sont pas obligés d’utiliser une caisse enregistreuse équipée d’une boîte noire. Si, toutefois, un établissement horeca qui fournit occasionnellement des repas passe volontairement à l’utilisation d’un système de caisse enregistreuse, il devra respecter toutes les règles qui en découlent.

De quel type de caisse s’agit-il ?

Il est important de signaler que la caisse enregistreuse équipée d’une boîte noire doit être certifiée. Cependant, à l’heure actuelle, vous ne trouverez pas encore de caisses certifiées sur le marché.

Une telle caisse coûterait entre 1.000 et 1.500 EUR. Actuellement, aucune intervention financière n’est prévue.

Une caisse enregistreuse équipée d’une boîte noire se compose d’une part du système de caisse et d’autre part du module de contrôle (boîte noire). La boîte noire compte deux composants : le fiscal data module et la VAT signing card (smartcard).

La fameuse boîte noire enregistre toutes les transactions encodées au moment de la finalisation du ticket. La smartcard verrouille les données de manière à ce qu’elles ne puissent plus être modifiées.

En d’autres termes, tout ce que vous encodez dans la caisse équipée d’une boîte noire, sera enregistré de manière définitive. Il est possible d’apporter des corrections mais celles-ci resteront visibles dans le système. Ne rien encoder n’est pas une option ; en effet, sans données encodées, il sera impossible de délivrer au client un document TVA valable. Cette démarche s’inscrit dans le cadre de la lutte contre la fraude fiscale.

Enregistrement des temps de travail ?

Bien que la caisse enregistreuse équipée d’une boîte noire renforce également la lutte contre la fraude au niveau des heures de travail, elle ne servira initialement pas de pointeuse pour le personnel. Il n’est donc pas encore question d’enregistrement obligatoire des temps de travail via la caisse enregistreuse équipée d’une boîte noire.

La caisse enregistreuse doit néanmoins être équipée d’un bouton ‘Travail IN’ et d’un bouton ‘Travail OUT’. Chaque utilisateur de la caisse devra se connecter au système. En outre, la caisse doit pouvoir indiquer, par utilisateur, l’heure à laquelle ont été générés le premier et le dernier ticket.

Il s’agit d’un simple enregistrement de présence, qui sera étendu à d’autres travailleurs dans le cadre du plan horeca. Ainsi, la réduction forfaitaire des cotisations ONSS pour 5 travailleurs à temps plein dans les entreprises n’occupant pas plus de 20 travailleurs ne sera octroyée que si tous les travailleurs enregistrent leur présence (via un système de caisse enregistreuse ou une déclaration Dimona journalière pour tous les travailleurs).

L’entrepreneur doit-il accomplir certaines formalités à l’avance ?

Le coup d’envoi, prévu le 1er janvier 2014, de l’introduction de la caisse enregistreuse ne pourra être donné qu’après accomplissement de diverses formalités.

Parmi celles-ci figure la certification des systèmes, qui s’effectuera dans le courant du 1er semestre 2013. Lors de l’achat d’une caisse enregistreuse équipée d’une boîte noire, le fournisseur doit prouver que l’appareil est certifié. Un exploitant qui achète un appareil non certifié risque de connaître des problèmes lors d’un contrôle. La liste des appareils certifiés sera mise à disposition sur le site internet du SPF Finances.

Le 2e semestre 2013 sera caractérisé par l’enregistrement des exploitants devant utiliser la caisse enregistreuse. A partir du 1er juillet 2013, les exploitants horeca devront s’enregistrer auprès du SPF Finances via le site internet de ce dernier. La procédure d’enregistrement n’est pas encore connue. En cas de non-enregistrement, le fisc invitera expressément l’exploitant à s’enregistrer.

Après l’enregistrement, les exploitants pourront demander leur CAT signing card au SPF Finances ; ils devront mentionner le numéro de production du système de caisse et celui de de la boîte noire.

Quelles sont les conséquences liées à l’installation d’une caisse enregistreuse ?

L’introduction obligatoire d’une caisse enregistreuse équipée d’une boîte noire constitue une modification extrêmement importante du mode de travail dans l’horeca. En outre, cette caisse générera un changement de culture dans le secteur de l’horeca.

La caisse enregistreuse équipée d’une boîte noire implique que tous les revenus de l’établissement horeca seront officiels, ce qui signifie la fin des dépenses informelles.

La caisse enregistreuse entraînera un grand nombre de changements. Les entreprises qui devront l’utiliser ont encore beaucoup de pain sur la planche. Elles n’ont pas de temps à perdre : chaque minute compte…

Katrien Depuydt
Legal Expert

Source : www.hdp.be